CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN inzake de WERKGROEP ARCHIEF
De werkgroep Archief stelt voor om als archivaris aan te stellen Peter Pot en dat hij zal worden
bijgestaan door de volgende drie personen: Francien de Geus, Corry Robbemont en Jaap Visser, die in
onderling overleg elk een deeltaak op zich nemen. Deze drie zoeken een eigen vervanger.
2. In het archief worden alleen materialen bewaard:
a. die in een vitrine passen (m.u.v. wat toegepast kan worden)
b. die expliciet te maken hebben met het dorp ’s-Gravendeel met aangrenzende gebieden
c. die geschikt zijn voor tentoonstellingen zoals grote platen, kaarten e.d., in de daarvoor geschikte opbergplaatsen als mappen en kisten.
3. Papier
a. Papieren materialen (krantenartikelen, familieberichten, boekdelen, enz) worden zoveel mogelijk
gedigitaliseerd.
b. Digitale documenten worden in doorzoekbaar pdf bewaard, op onderwerp
c. Alle gegevens worden op de P-schijf van de computer bewaard (publicschijf) en eens per maand gekopieerd om extern te bewaren, zodat er geen gegevens verloren gaan
d. Periodieken worden in archiefdozen bewaard, en daaruit wordt gedigitaliseerd wat voor onze vereniging van belang is.
e. Niet historische of niet aan 's-Gravendeel gerelateerde boeken en documenten, zoals zondagsschool- en rekenboekjes, worden bewaard als tentoonstellingsmateriaal.
4. Foto’s
a. Foto’s worden digitaal bewaard in een hoge resolutie en krijgen een F-nummer op het fotostation.
b. Originele foto’s worden bewaard in zuurvrij papieren mappen
c. Bij onderschriften van digitale foto’s wordt genoteerd or = origineel of ko voor kopie en ook de datum waarop de foto is tentoongesteld (E + 2 cijfers jaar). Te beginnen met de foto’s die nu worden ingewerkt en dan, zo er tijd is, met terugwerkende kracht
d. Originele fotoalbums worden in hun totaliteit bewaard onder "albums”.
5. Originele materialen
a. worden niet tentoongesteld als er geen toezicht is.
b. worden bewaard op een voor elk object de meest beschermende plaats.
6. Nieuwe aanwinsten
a. worden enige tijd tentoongesteld
b. geschenkmateriaal wordt aangenomen en daarbij worden formulieren gebruikt voor:
· nieuwe aanwinsten
· afstandsverklaring (moet nog verder uitgewerkt worden).
7. Registratie
a. De collectie moet geregistreerd worden, dat kan zijn in access, in Exel en fotostation
b. De collectie voorwerpen wordt gefotografeerd, genummerd en vastgelegd in Access of anders
c. Er wordt een hyperlink aangebracht tussen de kleine fotootjes in het Exel-document "Grote platen, kaarten en tekeningen" en de originele foto’s die op het fotostation staan
d. Het accessonderdeel "overigen” zal op den duur worden onderverdeeld in
· authentieke stukken
· gekopieerde stukken en
· krantenartikelen.
e. Er is een (witte) inventarisatiemap waarin alle bezittingen van de vereniging in uitgeprinte versie (in Access) staan (m.u.v. foto’s).
8. Uitlenen van materialen
a. Alle uit te lenen goederen dienen geregistreerd te zijn
b. Er zal een uitleenovereenkomst worden ontworpen.
9. Werkmateriaal werkgroepleden
Er staat een ladenkast, waar op de laden de namen van vrijwilligers is aangegeven; daarin worden materialen (foto’s e.d.) bestemd voor de betreffende persoon, gedaan (ter voorkoming van rommeligheid).
10. Aandachtspunten
Aanbevolen wordt subgroepen in het leven te roepen die zich richten op
"Conservering en Onderhoud” en "overzetten van video’s, films en dvd’s”, waarbij
ook zorg wordt gedragen voor goede teksten op hoes e.d.
11. Laatste aanbevelingen:
a. De inrichting van het meubilair in het nieuwe onderkomen zal in samenspraak worden gedaan met de archiefgroep
Aangeboden aan het bestuur van de HVG door de permanente Werkgroep Archief op 22 dec. 2011.
Een kleine terugblik:
Op de agenda van een bestuursvergadering op 18 febr. 2010 was het 2e agenda punt:
Inloop archief delegatie o.l.v. dhr. Jan Staat.
Ten gevolge hiervan ontstond een Interim Werkgroep Archief. Voorzitter van deze groep werd ( met instemming van het bestuur ) de heer A.O. den Hartog.
Deze groep kwam met voorstellen en aanbevelingen naar het bestuur van de HGV.
Als reactie op deze voorstellen en aanbevelingen werd een permanente Werkgroep Archief gevormd uit de interim werkgroep archief. De bedoeling was dat deze Werkgroep archief uit haar midden de archivaris zou kiezen die tevens bestuurslid zou willen worden.
Daarbij werd aangegeven dat men het voorzitterschap van de heer A.O. den Hartog op prijs stelde. Den Hartog wilde desgevraagd ook de permanente Werkgroep archief voorzitten.
Nu , 22 dec. 2011 ruim anderhalf jaar verder , hebben we een uitgebalanceerd rapport onder ogen waar we als bestuur erg blij mee zijn. Heel belangrijk is dat er mensen zijn die niet alleen voorstellen doen maar ook bereid zijn die voorstellen uit te voeren.
De conclusies en aanbevelingen worden door het bestuur zeer op prijs gesteld en zonder op of aanmerkingen overgenomen.
Het bestuur dankt alle leden van de permanente Werkgroep archief voor hun inzet en betrokkenheid. De Werkgroep heet vanaf nu Werkgroep archief. Voorzitter van de Werkgroep archief wordt Peter Pot, bij gestaan door Francien de Geus , Corry Robbemond en Jaap Visser. Deze drie zoeken een eigen vervanger.
Het bestuur wenst de Werkgroep archief succes.
Een woord van dank aan de verslagmaakster van de vergaderingen mevr. Will van Velsen.
En een woord van dank aan de klokkenluider dhr. J.Staat.
Maar bovenal een woord van waardering voor de heer A.O. den Hartog die onder zijn voorzitterschap dit resultaat wist te bereiken.
Hartelijk dank.
Piet van ’t Riet (voorzitter)