De werkgroep Archief stelt voor om als archivaris aan te stellen Peter Pot en dat hij zal worden

bijgestaan door de volgende drie personen: Francien de Geus, Corry Robbemont en Jaap Visser, die in

onderling overleg elk een deeltaak op zich nemen. Deze drie zoeken een eigen vervanger.

2. In het archief worden alleen materialen bewaard:

a. die in een vitrine passen (m.u.v. wat toegepast kan worden)

b. die expliciet te maken hebben met het dorp ’s-Gravendeel met aangrenzende gebieden

c. die geschikt zijn voor tentoonstellingen zoals grote platen, kaarten e.d., in de daarvoor geschikte opbergplaatsen als mappen en kisten.

3. Papier

a. Papieren materialen (krantenartikelen, familieberichten, boekdelen, enz) worden zoveel mogelijk

gedigitaliseerd.

            b. Digitale documenten worden in doorzoekbaar pdf bewaard, op onderwerp

c. Alle gegevens worden op de P-schijf van de computer bewaard (publicschijf) en eens per maand gekopieerd om extern te bewaren, zodat er geen gegevens verloren gaan

d. Periodieken worden in archiefdozen bewaard, en daaruit wordt gedigitaliseerd wat voor onze vereniging van belang is.

e. Niet historische of niet aan 's-Gravendeel gerelateerde boeken en documenten, zoals zondagsschool- en rekenboekjes, worden bewaard als tentoonstellingsmateriaal.

4. Foto’s

a. Foto’s worden digitaal bewaard in een hoge resolutie en krijgen een F-nummer op het fotostation.

            b. Originele foto’s worden bewaard in zuurvrij papieren mappen

c. Bij onderschriften van digitale foto’s wordt genoteerd or = origineel of ko voor kopie en ook de datum waarop de foto is tentoongesteld (E + 2 cijfers jaar). Te beginnen met de foto’s die nu worden ingewerkt en dan, zo er tijd is, met terugwerkende kracht

            d. Originele fotoalbums worden in hun totaliteit bewaard onder "albums”.

5. Originele materialen

            a. worden niet tentoongesteld als er geen toezicht is.

            b. worden bewaard op een voor elk object de meest beschermende plaats.

6. Nieuwe aanwinsten

            a. worden enige tijd tentoongesteld

            b. geschenkmateriaal wordt aangenomen en daarbij worden formulieren gebruikt voor:

                        · nieuwe aanwinsten

                        · afstandsverklaring (moet nog verder uitgewerkt worden).

7. Registratie

            a. De collectie moet geregistreerd worden, dat kan zijn in access, in Exel en fotostation

b. De collectie voorwerpen wordt gefotografeerd, genummerd en vastgelegd in Access of anders

c. Er wordt een hyperlink aangebracht tussen de kleine fotootjes in het Exel-document "Grote platen, kaarten en tekeningen" en de originele foto’s die op het fotostation staan

            d. Het accessonderdeel "overigen” zal op den duur worden onderverdeeld in

                        · authentieke stukken

                        · gekopieerde stukken en

                        · krantenartikelen.

e. Er is een (witte) inventarisatiemap waarin alle bezittingen van de vereniging in uitgeprinte versie (in Access) staan (m.u.v. foto’s).

8. Uitlenen van materialen

a. Alle uit te lenen goederen dienen geregistreerd te zijn

b. Er zal een uitleenovereenkomst worden ontworpen.

9. Werkmateriaal werkgroepleden

Er staat een ladenkast, waar op de laden de namen van vrijwilligers is aangegeven; daarin worden materialen (foto’s e.d.) bestemd voor de betreffende persoon, gedaan (ter voorkoming van rommeligheid).

10. Aandachtspunten

            Aanbevolen wordt subgroepen in het leven te roepen die zich richten op

            "Conservering en Onderhoud” en "overzetten van video’s, films en dvd’s”, waarbij

            ook zorg wordt gedragen voor goede teksten op hoes e.d.

11. Laatste aanbevelingen:

a. De inrichting van het meubilair in het nieuwe onderkomen zal in samenspraak worden gedaan met de archiefgroep